Fragen zur Software?

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Allgemein

Werden die Daten verschlüsselt?
Natürlich! Die Übertragung Ihrer Daten ist verschlüsselt und die Ablage der Datei ist ebenfalls verschlüsselt. Gleiches gilt für die Informationen zur Datei. Weiterhin erfolgt eine getrennte Ablage von Dateiinhalt und Dateiinformationen auf Servern mit eingeschränkten Berechtigungen (selektive Dateiablage).
Bleiben meine Daten immer erhalten?
Nein, nicht unbedingt. fileZafe ist für den Dateiaustausch und nicht als Archiv gedacht. Pro Ordner ist eine Verweildauer einstellbar. Standardmäßig sind es 30 Tage. Sie können die Zeit aber auch beliebig hochsetzen.
Nach Ablauf der angegebenen Aufbewahrungszeit werden die Dateien und Informationen dazu permanent gelöscht. Die aktuell verbleibende Zeit wird bei der Auflistung der Dateien angezeigt.
Kann ich die Anwendung farblich anpassen?
Jein. Die Anwendung kann grundsätzlich farblich angepasst und Logos können ersetzt werden. Sie selbst können aber keine Layout-Anpassungen vornehmen. Die Anpassung an Ihr Firmenlayout wird durch die SynVation GmbH ausgeführt. Sprechen Sie die gewünschten Änderungen mit Ihrem Initiator ab.

Registrierung und erste Schritte

Ich habe mein Passwort vergessen.
Melden Sie sich bitte bei Ihrem Administrator oder Ihrem Initiator.
Kann ich mein Passwort ändern?
Ja, das können Sie. In der Fußleiste der Anwendung sehen Sie über „Mein Profil“ Ihre eigenen Daten (außer Ihrer Rolle) und können diese auch ändern.
Nach dem Registrieren sehe ich ein Fenster mit Aktivierungscode. Was mache ich damit?
Den Aktivierungscode müssen Sie telefonisch oder per E-Mail an ihren einladenden Initiator übermitteln.
Wozu brauche ich einen Aktivierungscode?
Der Aktivierungscode dient zur weiteren Sicherheit beim Erstellen einer Verbindung zwischen Initiator und Empfänger. Durch die Übermittlung des Codes via Mail oder Telefon können Sie und der Einladende sich gegenseitig autorisieren, sodass kein Dritter Ihren Account missbraucht.
Ich habe das Fenster mit dem Aktivierungscode versehentlich geschlossen und den Code nicht notiert. Was nun?
Das macht nichts. Nach dem Login wird Ihnen eine Meldung mit einem neuen Code zum Abschießen der Registrierung angezeigt.
Geht das Einladen oder Anlegen eines Kunden auch ohne Aktivierungscode?
Ja, wenn der Initiator (also der einladende Nutzer) dies entsprechend einstellt. Damit ein neu angelegter Kunde keinen Aktivierungscode zurück übermitteln muss, nehmen Sie das Häkchen beim Fenster „Kunde anlegen“ raus.

Bedienung

Mein Mitarbeiter sieht meine Kundenordner nicht. Wie kann ich das ändern?
Sie müssen in Ihrer Benutzeroberfläche in der Rollenverwaltung die Einstellungen anpassen. Dazu wählen Sie die Rolle aus, zu der die entsprechende Person gehört und setzen dort das Häkchen ‚Kundenordner sichtbar‘.
Was bedeutet der Punkt „E-Mail abonnieren“?
Haben sie E-Mails für einen Ordner über die rechte Maustaste auf den Ordner abonniert, so erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung in Ihr angegebenes Postfach und werden immer informiert, wenn neue Dateien in diesen Ordner abgelegt werden.
Sie möchten diese Benachrichtigung nicht mehr? Kein Problem. Einfach Rechtsklick auf den Ordner und „E-Mail-Abo beenden“ auswählen.
Wieso bekomme ich keine E-Mail beim Upload einer Datei?
Dann ist das Abonnement nicht eingeschaltet. Gehen Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen Sie die entsprechende Option.

Hinweis:
Wenn Sie Dateien uploaden bekommen sie selbst keine E-Mail.

Wenn ich einen Kunden umbenenne, muss ich dann auch seinen Kundenordner ändern?
Nein. Dies geschieht automatisch, sodass der Ordner immer dem Kunden zugeordnet werden kann.
Muss ich meine Datei vor dem Hochladen umbenennen?
Nein. Im Feld „Name“ können Sie einen zum aktuellen Namen alternativen Namen eingeben, dieser wird dann angezeigt.
Wenn Sie einen Text im Feld „Beschreibung“ eingeben, wird dieser beim Darüberfahren mit der Maus, also ohne Klicken, als Hinweis angezeigt.
Ich möchte die Sprache in fileZafe ändern. Wie geht das?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre fileZafe-Benutzeroberfläche in Deutsch und Englisch einzustellen.

In der Fußleiste der Anwendung können Sie die Sprache umstellen. Diese wird sofort im Nutzerprofil hinterlegt und bei der nächsten Anmeldung eingestellt.